Firma elettronica nelle pratiche: FES, FEA, FEQ e firma digitale

Per uno studio tecnico la regola pratica è questa: preventivi e incarichi con clienti privati si possono firmare con una firma elettronica semplice (FES), che produce effetti ma ha un valore di prova che il giudice valuta caso per caso; per avere la forma scritta con l'efficacia dell'art. 2702 del Codice civile serve almeno una firma elettronica avanzata (FEA) o una procedura equivalente riconosciuta da AgID; le pratiche telematiche al SUE, al SUAP e al Catasto si firmano con la firma digitale, che è una firma elettronica qualificata (FEQ). Lo stabiliscono il Regolamento UE 910/2014 (eIDAS) e il Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005, artt. 20 e 21).

Questa guida è aggiornata a settembre 2026: livelli di firma, cosa vale per ogni documento dello studio, conservazione ed eIDAS 2.

Quali sono i tipi di firma elettronica?

Il Regolamento eIDAS definisce tre livelli (art. 3, punti 10, 11 e 12). Il CAD italiano ne aggiunge un quarto, che è un caso particolare del terzo.

• Firma elettronica, detta comunemente semplice (FES): qualsiasi dato elettronico che il firmatario usa per firmare. Il clic su "Approva e firma" con traccia di data, ora e firmatario o la conferma con un codice via SMS sono esempi di FES.
• Firma elettronica avanzata (FEA): deve essere connessa unicamente al firmatario, idonea a identificarlo, creata con mezzi sotto il suo esclusivo controllo e collegata al documento in modo da rilevare ogni modifica successiva (art. 26 eIDAS). Esempi tipici: la firma grafometrica su tablet e le firme con codice monouso dopo un'identificazione certa.
• Firma elettronica qualificata (FEQ): una firma avanzata creata con un dispositivo qualificato e basata su un certificato qualificato, rilasciato da un prestatore iscritto negli elenchi europei.
• Firma digitale: per il CAD è un tipo particolare di firma qualificata basato su una coppia di chiavi crittografiche, pubblica e privata (art. 1, lett. s). AgID la considera sostanzialmente sinonimo della FEQ: è la firma di smart card, token USB e firma remota.

C'è poi una strada intermedia riconosciuta dal CAD: il documento formato dopo l'identificazione informatica dell'autore con un processo conforme alle regole AgID. È il caso della firma con SPID prevista dalle linee guida AgID del 2020.

Che valore legale ha ciascuna firma?

Il punto di partenza è europeo: a una firma elettronica non si possono negare effetti giuridici, né l'uso come prova in giudizio, solo perché è elettronica o perché non è qualificata (art. 25, par. 1, eIDAS). La differenza tra i livelli sta nella forza della prova e nei casi in cui la legge chiede una forma precisa.

Due limiti da conoscere. Il primo: le scritture private dell'art. 1350 del Codice civile, numeri da 1 a 12, cioè i contratti che trasferiscono o costituiscono diritti su immobili, se sono informatiche vanno firmate a pena di nullità con FEQ o firma digitale (art. 21, comma 2-bis, CAD). Il secondo riguarda la FEA offerta secondo le regole tecniche del DPCM 22 febbraio 2013: vale solo nei rapporti tra chi firma e chi la mette a disposizione (art. 60), e chi la eroga deve identificare con certezza il firmatario e avere un'assicurazione di almeno 500.000 euro (art. 57).

Quale firma serve per preventivi e incarichi?

Per un incarico con un cliente privato la legge non impone una forma di firma particolare. Il preventivo va comunicato per iscritto o in forma digitale (art. 9, comma 4, DL 1/2012), ma l'accettazione può avvenire con una FES: il contratto è valido. La differenza emerge se un giorno devi dimostrarlo, per esempio per chiedere un decreto ingiuntivo, dove serve una prova scritta del credito: lo spiega la guida sugli insoluti nello studio tecnico.

Una FES ben fatta regge meglio di quanto si pensi, se lascia una traccia solida: documento integro, nome del firmatario, data e ora, canale da cui ha firmato, copia salvata nella pratica. Anche un "ok" su WhatsApp o una risposta via email sono documenti informatici che il giudice può valutare, ma con una traccia molto più debole e sparsa.

Quando conviene salire di livello? Con incarichi di importo alto, committenti societari o rapporti già tesi: lì FEA o firma digitale tolgono margine alle contestazioni. Con enti pubblici e gare, invece, si firma digitalmente.

Per trasparenza: la firma online inclusa in tecniGo Studio è una firma elettronica semplice. Il cliente accetta i preventivi dal link e firma dal telefono incarichi, deleghe e informative: la ricevuta registra nome, email, data, ora e indirizzo IP del firmatario, e la copia firmata resta nella pratica. Per gli atti che richiedono la firma digitale si usano gli strumenti qualificati di sempre. I dettagli sono nella pagina sulla firma online.

Quale firma serve per le pratiche edilizie e catastali?

Qui la risposta è quasi sempre una: firma digitale.

• SUE: lo sportello unico per l'edilizia riceve domande, segnalazioni e comunicazioni in modalità telematica (art. 5, comma 4-bis, DPR 380/2001). I portali chiedono modelli, asseverazioni ed elaborati firmati digitalmente. Iter e differenze tra titoli sono nella guida su CILA, SCIA e DOCFA.
• SUAP: per le attività produttive domande ed elaborati si presentano esclusivamente in modalità telematica (art. 2, comma 2, DPR 160/2010), e anche qui i portali chiedono di regola la firma digitale di modelli e allegati.
• Catasto: dal 1° giugno 2015 gli atti Docfa e Pregeo si trasmettono solo in via telematica tramite la piattaforma Sister (provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle Entrate dell'11 marzo 2015) e vanno sottoscritti con firma digitale.
• PEC: ogni professionista iscritto a un Albo deve avere un domicilio digitale; chi non lo comunica viene diffidato ad adempiere entro 30 giorni e, se non lo fa, sospeso dall'Albo (art. 16, commi 7 e 7-bis, DL 185/2008, modificato dall'art. 37 DL 76/2020). La PEC prova invio e consegna, non chi ha scritto il contenuto: gli allegati che devono valere come firmati vanno firmati digitalmente.

Generato con IA

E il committente? Se non ha una firma digitale, firma a mano una procura speciale con copia del documento d'identità; il tecnico la firma digitalmente e la allega. I moduli sono sul portale SUE di ciascun Comune.

Come scegliere la firma giusta per ogni documento?

Quattro domande, in quest'ordine, risolvono quasi tutti i casi dello studio.

1. 1

   Il documento va a un ente pubblico o a una gara?

   Sì: firma digitale. SUE, SUAP, Catasto e piattaforme di gara lavorano con firme qualificate.

2. 2

   Riguarda la proprietà o i diritti su un immobile?

   Sì: firma qualificata o digitale, a pena di nullità (art. 21, comma 2-bis, CAD). Di solito sono atti del notaio, non dello studio.

3. 3

   Ti serve una prova piena del consenso?

   Sì: firma avanzata o qualificata, che danno la forma scritta con l'efficacia dell'art. 2702 del Codice civile.

4. 4

   Negli altri casi

   Firma elettronica semplice con una traccia completa di chi, quando e cosa, e copia del documento salvata nella pratica.

Come si conserva un documento firmato perché valga nel tempo?

Una firma digitale apposta con un certificato scaduto, revocato o sospeso equivale a mancata sottoscrizione (art. 24, comma 4-bis, CAD). Per questo conta poter dimostrare quando hai firmato: la marca temporale di un prestatore qualificato fissa la data in modo opponibile ai terzi.

Le regole di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono nelle linee guida AgID, applicate dal 1° gennaio 2022. Per chi ha obblighi di conservazione digitale, come per le fatture elettroniche, le linee guida disciplinano il responsabile della conservazione (per i privati può essere anche esterno allo studio) e il manuale di conservazione.

Per le FES la regola è ancora più semplice: conserva insieme documento firmato e traccia della firma (data, ora, firmatario, prova dell'integrità) dentro il fascicolo della pratica. Il metodo è nella guida su organizzare le pratiche senza perdere documenti.

Cosa cambia con eIDAS 2?

Il Regolamento UE 2024/1183, detto eIDAS 2, è in vigore dal 20 maggio 2024. La novità principale è il portafoglio europeo di identità digitale, che secondo la Commissione gli Stati membri devono offrire entro la fine del 2026. In Italia il riferimento è il sistema IT-Wallet, previsto dall'art. 64-quater del CAD.

Per lo studio conta un dettaglio: il regolamento prevede che le persone fisiche possano usare la firma qualificata gratis per fini non professionali (art. 5 bis, par. 5). Quando il servizio sarà disponibile, il privato che oggi firma a mano una procura potrà firmarla con una firma qualificata dal telefono. Conviene prepararsi ad accettarla, senza darla per scontata finché non è operativa.

Domande frequenti sulla firma elettronica

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